Todos tus chat en un mismo lugar, no pierdas ni una conversación con tus clientes, aquí cómo crear una campaña en Hibot.
Recuerda que en Hibot tienes los siguientes tres elementos claves que debes crear y configurar para la organización y gestión de la comunicación.
✅ Proyecto: Es una sección dentro de la plataforma que agrupa configuraciones y flujos conversacionales. Puede representar un área de negocio, un servicio específico o una estrategia de comunicación, como atención al cliente o seguimiento de pagos.
✅ Cliente: Se identifica como la entidad o entidades que utilizan la plataforma. Dependiendo de la configuración, puede gestionar varios proyectos.
✅ Campaña: Son iniciativas dentro de un proyecto que organizan las interacciones con los usuarios. Ejemplo: una campaña de WhatsApp para recordatorios de pago o una campaña de chatbot para responder preguntas frecuentes.
Teniendo claro estos conceptos, ahora te explicaremos como crear una Campaña en la plataforma:
Paso a paso cómo crear una campaña en Hibot
- Ingresa a Hibot con usuario y contraseña.
Para crear una campaña debes tener una licencia con rol administrativo en la plataforma. - En la parte lateral izquierda de la pantalla verás el panel de control con varias opciones. Haz clic en “Configuración”.
- Haz clic en la opción “Campañas”.
- Se abrirá una pantalla donde verás en la esquina superior derecha un botón que dice “Crear”, haz clic ahí.
- Se abrirá una ventana emergente donde verás diferentes pestañas.
Haz clic en la primera pestaña llamada “Detalle de la campaña”.
Aquí debes:
- Seleccionar el cliente y el proyecto que vas a asociar a esta campaña
- En el campo nombre, crearle un nombre identificador para la campaña.
- Si deseas activar un bot de encuesta para que las interacciones/conversaciones que tengas con tus clientes en esta campaña finalicen con una encuesta, puedes activar el suiche así
y en el campo bot de encuesta, seleccionar el que usarás para ello.
- Además también puedes seleccionar uno de los embudos que ya tengas previamente creados en tu módulo de embudos para asociarlo a esta campaña. - Ahora haz clic en la pestaña de “Canales”. Selecciona el o los canales para esta campaña. Clic aquí para saber cómo crear un canal de WhatsApp en Hibot.
En caso de querer realizar la configuración posteriormente, activa el suiche inicial.
- Configura también en la pestaña de “Horario”.
Para ello primero debes crear tus horarios, recuerda como hacerlo dando Clic aquí.
Una vez ya tengas tus horarios creados, debes seleccionar de la lista desplegable el horario que desees para esta campaña, una vez lo realices en la parte inferior se muestra las franjas horarias.
- En el campo "Acción sobre la conversación", debes seleccionar, desde la lista desplegable, si deseas Cerrar o Encolar la conversación. Esta configuración determina qué sucederá cuando un usuario escriba fuera del horario establecido.
Por ejemplo, si el horario configurado es de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:00 p.m., cualquier mensaje recibido fuera de este rango seguirá la acción seleccionada:
a) Cerrar: La conversación se finalizará automáticamente.
b) Encolar: La conversación quedará en espera hasta que haya disponibilidad para atenderla.
- En la opción Aplicar a las conversaciones encoladas?, la puedes activar
si deseas garantizar que los mensajes encolados reciban la misma acción seleccionada en el campo anterior, al momento de ingresar dentro del horario establecido
- Por último en el campo "Mensaje para indicarle al contacto que escribió por fuera del horario" permite configurar el texto automático que recibirá un usuario cuando intente iniciar una conversación fuera del horario de atención establecido.
Adicional en el suiche de ¿Enviar mensaje? puedes activarlo
para que este mensaje que configuraste llegue a tus contactos. - Ahora haz clic en la pestaña de “Tipificaciones”.
En este caso debes previamente tener creada las tipificaciones, recuerda como hacerlo dando Clic aquí.
Luego en cada campo es obligatorio seleccionar de la lista desplegable para tipificación con la que se marcará la interacción cuando sea finalizada por inactividad, cuando es transferida o finalizada por el agente o cuando el agente realiza una transferencia de manera masiva.
- En la pestaña de “Permisos”. Aquí puedes personalizar los permisos que tendrán las personas que operan estas campañas. Activa o desactiva el permiso que desees
Para que conozcas un poco más cada permiso, aquí te los explicamos:
- Permitir recursos externos?: Habilitar dentro de la conversación la posibilidad de enviar recursos (imágenes, fotos, archivos, etc)
- Transferir conversaciones entre agentes?: Permite que un agente pase una conversación a otro agente dentro de la plataforma.
- Mostrar número de contacto en el chat?: Decide si se muestra el número del usuario en la interfaz del agente durante la conversación, como se muestra en la imagen.
- Habilitar histórico en conversación?: Permite que los agentes vean mensajes previos del usuario para dar continuidad a la atención.
- Cantidad de horas históricas: Cuando actives el permiso anterior, este campo se va a desbloquear y en él debes digitar el número de horas de mensajes previos se mostrarán en la conversación para referencia del agente.
En este campo no podrás escribir un número mayor al que se tenga contratado desde su plan.
- Reasignar conversaciones cuando el agente exclusivo esté en estado Offline o Logged Out?: Si un agente exclusivo no está disponible, la conversación se reasigna automáticamente a otro agente.
- Finalizar conversaciones sin responder?: Opción para cerrar conversaciones sin que el agente haya respondido.
- Habilitar envío de emoticones: Permite a los agentes incluir emoticones en la conversación.
- Habilitar envío de notas de voz en conversación?: Permite enviar y recibir mensajes de voz dentro del chat. - En la pestaña “Campos”, dando clic en el botón de "Agregar campo" podrás seleccionar los campos dinámicos que tendrán las conversaciones que se gestionen desde la campaña.
Primero, selecciona el tipo de campo, luego elige el campo específico y, por último, define si será obligatorio durante la interacción.
- En la última pestaña, selecciona el "Método de asignación" para la campaña, entre el método inteligente o Round Robin.
Para mayor información sobre estos métodos, da clic aquí.
- Una vez selecciones mínimamente los campos que son obligatorios, podrás ver que el botón "Guardar" se activa para finalizar la creación de la campaña.
Podrás también ver todas tus campañas creadas en el menú de: “Administración - “Campañas”, así: