Como usar o módulo de Carga de Arquivos no Hibot?

Aqui você aprende para que serve o módulo de Carga de Arquivos, quais funcionalidades ele inclui e o passo a passo para usá-lo.

O módulo de Carga de Arquivos permite enviar, processar e administrar bases de dados operacionais pelo Hibot, para que um chatbot as consulte e atualize durante o dia. No encerramento, o sistema gera um relatório para download no horário que você definir.

Com este módulo, você deixa de depender de envios por e-mail, cargas manuais ou janelas de horário fixas. Envia o arquivo quando precisar, vê o status em tempo real e tem rastreabilidade de cada ação.

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1. O que você pode fazer com este módulo?

Estas são as funcionalidades principais:

• Carregar uma base de dados sob demanda, arrastando um arquivo .csv ou .txt ou selecionando-o no seu dispositivo.
• Processar o arquivo em segundo plano, para que o chatbot possa interpretar e usar as informações.
• Consultar o histórico de bases carregadas, com status, data de atualização e usuário responsável.
• Atualizar uma base se você identificar um erro no arquivo original (até 3 vezes por carga).
• Cancelar um processo quando ele não deve mais continuar.
• Auditar cada carga: quem enviou, quem atualizou, quem cancelou e a que hora.
• Programar a geração do relatório uma única vez (tipo de relatório, fuso horário e hora).
• Baixar o relatório com um link seguro de validade limitada.
• Proteger as informações com criptografia em trânsito e em repouso, e com criptografia PGP quando a operação exigir.

Nota: o módulo é habilitado por conta e por função. Se você não o vir no menu, escreva para soporte@hibotchat.com ou fale com o seu executivo de conta.

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2. Como o módulo está organizado

Ao entrar, você verá três abas:

O nome do módulo no menu lateral pode variar de acordo com a conta (por exemplo, Cobranças / Cobranzas). O conteúdo das três abas é o mesmo.

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3. Configuração inicial (apenas uma vez)

Antes de carregar arquivos, defina como o relatório diário será gerado.

1. Acesse o Hibot com seu usuário e senha.
2. No menu lateral esquerdo, abra o módulo de Carga de Arquivos.
3. Clique na aba Configuração.
4. Preencha:
• Tipos de Relatório: o padrão é Promessas de Pagamento (Promesas de Pago). Se a sua operação precisar de outro tipo de relatório, ele é habilitado de forma personalizada, sem afetar as demais contas.
• Fuso Horário: por exemplo, UTC-05:00 (Bogota).
• Hora Programada do Relatório: formato 24 horas (HH:mm). Exemplo: 23:30.
5. Clique em Salvar Configuração.

Essa configuração fica salva. Você não precisa repetir o processo a cada arquivo enviado. Volte a esta aba apenas se precisar alterar o horário, o fuso ou o tipo de relatório.

Sugestão: escolha um horário em que o chatbot já tenha terminado de gerenciar a base do dia, para que o relatório saia completo.

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4. Como carregar uma nova base de dados

1. Entre na aba Enviar arquivo.
2. Arraste o arquivo para o recuadro Arraste e solte seu arquivo aqui (Arrastra y suelta tu archivo aquí) ou clique em Selecionar arquivo (Seleccionar archivo).
3. Confirme que o arquivo aparece como Arquivo selecionado (Archivo seleccionado).
4. Revise o recuadro Informações da Carga (Información de Carga). Se o arquivo cumprir as regras, o processo inicia sozinho.

Ao enviar, o arquivo chega à infraestrutura do Hibot e dispara um processo em segundo plano. Esse processo mapeia as colunas para a estrutura que o chatbot pode consultar.

Regras do arquivo

O painel Informações da Carga valida o seguinte:

• Formatos permitidos: apenas .txt e .csv.
• Tamanho máximo: 25 MB.
• Nome do arquivo: no máximo 35 caracteres.
• Coluna obrigatória: o CSV deve incluir uma coluna chamada Telefono (sem acento) para vincular cada registro ao contato.
• Limite de registros: no máximo 50.000 contatos por arquivo. Se o arquivo tiver mais, o sistema conserva apenas os primeiros 50.000.

Outras regras úteis:

• Não há limite de colunas. O teto é o peso do arquivo, não a quantidade de campos. Um arquivo com muitas colunas pode pesar mais mesmo com menos linhas.
• Não há limite de arquivos por dia. Você pode carregar várias bases na mesma jornada se a operação exigir.
• O mesmo arquivo pode ser consumido por uma ou várias linhas ou chatbots, conforme a configuração da sua conta.

Como o arquivo deve estar:

• A primeira linha deve ser o cabeçalho das colunas.
• A coluna Telefono é obrigatória. As demais colunas (nome, status da solicitação, saldo, data de vencimento, tipo de trâmite etc.) podem ser incluídas de acordo com o processo que o chatbot vai consultar.
• Evite caracteres especiais no nome do arquivo e não ultrapasse 35 caracteres.

Se o seu arquivo tiver mais de 50.000 registros: separe-o em vários arquivos e carregue-os um após o outro. Assim você não perde contatos.

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5. Histórico, status e atualização em tempo real

Na aba Processos você verá a tabela Bases de Dados Carregadas (Bases de Datos Cargadas), com o subtítulo Administre seus processos de carga de bases de dados.

Cada linha mostra:

• Nome da Base de Dados
• Status
• Atualizado (data da última atualização)
• Por (usuário responsável)
• Ações

Significado dos status:

Atualização automática:

Você não precisa recarregar a página. O status é atualizado sozinho a cada aproximadamente 2 minutos.

Ações disponíveis:

Na coluna Ações você pode:

• Ver detalhe / auditoria (ícone de olho): abre a linha do tempo daquela carga.
• Atualizar (ícone de recarga): substitui as informações dessa base por um arquivo novo.
• Baixar (ícone de seta): baixa o relatório quando o status for Relatório pronto.
• Cancelar (ícone de proibido): interrompe o processo e remove o registro da base operacional.

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6. Atualizar ou cancelar uma carga

Atualizar:

Use quando o arquivo original tinha um erro (linhas inválidas, telefones incompletos, uma coluna faltando) e você já tem a versão corrigida.

1. Em Processos, localize a base.
2. Clique na ação Atualizar.
3. Envie o arquivo novo. Essa ação substitui as informações anteriores.

Limite: no máximo 3 atualizações por arquivo. Se você ultrapassar esse número, o sistema bloqueia novas atualizações para evitar inconsistências no fluxo do chatbot.

Cancelar:

Use quando essa base não deve mais ser processada.

1. Em Processos, localize a base.
2. Clique na ação Cancelar.

Cancelar remove o registro da base de dados operacional. A ação fica registrada na auditoria, então você sempre pode ver quem cancelou e a que hora.

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7. Auditoria do processo:

Cada base tem a própria visualização Auditoria de Processo (Auditoría de Proceso). Lá você vê a linha do tempo completa dos eventos:

• Arquivo carregado — usuário e hora
• Arquivo processado — sistema
• Base de dados atualizada — usuário e hora
• Arquivo processado — sistema (depois de uma atualização)
• Processo cancelado — usuário e hora

Essa rastreabilidade permite responder, a qualquer momento, quem fez o quê e quando, sem depender de e-mails ou de um arquivo compartilhado.

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8. Download de relatórios

O relatório é gerado automaticamente no horário configurado na aba Configuração.

Quando o status da base passa para Relatório pronto:

1. Em Processos, clique na ação de download.
2. O sistema gera uma URL assinada com validade de 15 minutos.
3. Baixe o arquivo dentro desse prazo.

Se o link expirou, você pode gerá-lo novamente quantas vezes precisar. Se for compartilhado por engano, deixa de ser válido após 15 minutos.

Referência de tamanho: um relatório de 50.000 contatos pode ter cerca de 10 MB.

O conteúdo do relatório depende do tipo de relatório configurado (por exemplo, Promessas de Pagamento) e do que o chatbot atualizou durante o dia: gestões, status, respostas ou solicitações.

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9. Segurança da informação

O módulo foi pensado para bases com dados sensíveis (clientes, saldos, trâmites, documentos de identidade associados a um telefone). Inclui:

• Criptografia em trânsito e em repouso para todas as informações.
• Tokens de acesso que isolam a infraestrutura. Não se usam credenciais compartilhadas.
• Downloads com URL assinada e expiração, para que o link não fique aberto de forma permanente.
• Compatibilidade com PGP: se a sua operação já cifra os arquivos com PGP, o Hibot recebe o arquivo cifrado, o descriptografa durante a importação e o transforma. O processo é transparente para quem envia.
• Permissões por função: apenas os usuários habilitados podem carregar, atualizar, cancelar ou baixar.

Se a sua empresa precisar de uma camada extra de criptografia que não esteja ativa hoje, isso é avaliado como um desenvolvimento sob medida.

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10. Como se conecta ao chatbot

O módulo não substitui o chatbot: ele entrega a base sobre a qual o bot trabalha.

O fluxo típico é:

1. Você carrega a base do dia (cobranças, clientes ativos, solicitações pendentes ou solicitações novas).
2. O sistema processa e a deixa disponível.
3. O chatbot consulta cada registro pelo número de Telefono.
4. Durante a conversa, o bot pode ler dados (saldo, status, tipo de solicitação) e gravar resultados (promessa de pagamento, solicitação gerenciada, dados novos do usuário).
5. No horário configurado, o Hibot exporta o relatório com o resultado da jornada.

A vinculação entre a base e o chatbot é configurada com a equipe do Hibot na ativação do módulo. O mesmo arquivo pode alimentar uma ou várias linhas, de acordo com a sua operação.

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11. Perguntas frequentes

Preciso reconfigurar o horário do relatório toda vez que envio um arquivo? Não. O fuso horário, o tipo de relatório e a hora são configurados uma única vez.

O que acontece se o meu arquivo tiver mais de 50.000 contatos? O sistema processa apenas os primeiros 50.000. O restante é descartado. Separe o arquivo em vários e carregue-os separadamente.

Preciso recarregar a página para ver se o arquivo já foi processado? Não. O status é atualizado automaticamente a cada ~2 minutos.

Posso enviar mais de um arquivo no mesmo dia? Sim. Não há limite de arquivos por dia.

Quantas vezes posso atualizar um arquivo já carregado? Até 3 vezes. Depois desse limite, o sistema bloqueia novas atualizações.

A URL de download do relatório é permanente? Não. Tem validade de 15 minutos, mas você pode gerá-la novamente quantas vezes precisar.

Qual coluna é obrigatória? A coluna Telefono. Sem ela, o sistema não consegue vincular o registro ao contato nem à conversa do chatbot.

Posso usar Google Sheets ou Excel como arquivo de origem? Sim, desde que você exporte para .csv ou .txt e respeite as regras de peso, nome e coluna Telefono.

Quem pode usar o módulo? Os usuários com a função habilitada na sua conta. Se você não vir as abas Processos, Enviar arquivo ou Configuração, solicite o acesso ao administrador ou ao suporte.

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12. Recomendações de uso

• Valide o arquivo antes de enviá-lo: cabeçalhos, coluna Telefono e peso menor que 25 MB.
• Use um nome de arquivo curto e descritivo (no máximo 35 caracteres), por exemplo cobrancas_2026-08-20.csv.
• Se for corrigir dados, atualize a mesma carga em vez de criar uma nova, para não duplicar a base que o bot consulta.
• Revise a Auditoria de Processo quando várias pessoas carregarem arquivos no mesmo dia.
• Baixe o relatório no mesmo dia em que o status ficar Relatório pronto, ou gere o link novamente quando precisar.
• Não compartilhe a URL de download em canais abertos: ela expira em 15 minutos, mas o arquivo contém informações operacionais.

Se quiser saber mais sobre como seus chatbots usam essas informações, visite o módulo de Chatbots ou escreva para soporte@hibotchat.com.