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title: ¿Cómo usar el módulo de Carga de Archivos en Hibot?
description: Te enseñamos qué es el módulo de Carga de Archivos, el paso a paso para cargar, actualizar, auditar y descargar bases de datos.
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# ¿Cómo usar el módulo de Carga de Archivos en Hibot?

## Te enseñamos qué es el módulo de Carga de Archivos, el paso a paso para cargar, actualizar, auditar y descargar bases de datos.

### Aquí te enseñamos para qué sirve el módulo de Carga de Archivos, qué funcionalidades incluye y el paso a paso para usarlo.

El módulo de **Carga de Archivos** te permite subir, procesar y administrar bases de datos operativas desde Hibot, para que un chatbot las consulte y actualice durante el día. Al cierre, el sistema genera un informe descargable en el horario que definas.

Con este módulo dejas de depender de envíos por correo, cargas manuales o ventanas horarias fijas. Subes el archivo cuando lo necesites, ves el estado en vivo y tienes trazabilidad de cada acción.

### 1. ¿Qué puedes hacer con este módulo?

Estas son las funcionalidades principales:

- **Cargar una base de datos a demanda**, arrastrando un archivo .csv o .txt o seleccionándolo desde tu dispositivo.
- **Procesar el archivo en segundo plano**, para que el chatbot pueda interpretar y usar la información.
- **Consultar el histórico de bases cargadas**, con estado, fecha de actualización y usuario responsable.
- **Actualizar una base** si detectas un error en el archivo original (hasta 3 veces por carga).
- **Cancelar un proceso** cuando ya no deba continuar.
- **Auditar cada carga**: quién cargó, quién actualizó, quién canceló y a qué hora.
- **Programar la generación del reporte** una sola vez (tipo de reporte, zona horaria y hora).
- **Descargar el informe** con un enlace seguro de vigencia limitada.
- **Proteger la información** con cifrado en tránsito y en reposo, y con cifrado PGP cuando tu operación lo requiera.

**Nota:** el módulo se habilita por cuenta y por rol. Si no lo ves en el menú, escribe a [soporte@hibotchat.com](mailto:soporte@hibotchat.com) o a tu ejecutivo de cuenta.

### 2. Cómo está organizado el módulo

Al ingresar, verás tres pestañas:

| **Pestaña** | **Para qué sirve** |
| --- | --- |
| **Procesos** | Histórico de bases de datos cargadas, su estado y las acciones disponibles |
| **Subir archivo** | Carga de una nueva base de datos |
| **Configuración** | Tipo de reporte, zona horaria y hora de generación del informe |

El nombre del módulo en el menú lateral puede variar según tu cuenta (por ejemplo, **Cobranzas**). El contenido de las tres pestañas es el mismo.

### 3. Configuración inicial (solo una vez)

Antes de cargar archivos, define cómo se generará el informe diario.

1. Ingresa a Hibot con tu usuario y contraseña.
2. En el menú lateral izquierdo, abre el módulo de Carga de Archivos.
3. Haz clic en la pestaña **Configuración**.
4. Completa:
5. **Tipos de Reporte:** por defecto **Promesas de Pago**. Si tu operación necesita otro tipo de informe, se habilita de forma personalizada sin afectar al resto de cuentas.
6. **Zona Horaria:** por ejemplo, UTC-05:00 (Bogota).
7. **Hora Programada de Reporte:** formato 24 horas (HH:mm). Ejemplo: 23:30.
8. Haz clic en **Guardar Configuración**.

Esta configuración queda guardada. No tienes que repetirla cada vez que subas un archivo. Solo vuelve a esta pestaña si necesitas cambiar el horario, la zona o el tipo de reporte.

**Sugerencia:** elige una hora en la que el chatbot ya haya terminado de gestionar la base del día, para que el informe salga completo.

![01-configuracion](https://help.hibotchat.com/hs-fs/hubfs/01-configuracion.png?width=670&height=392&name=01-configuracion.png)

### 4. Cómo cargar una nueva base de datos

1. Entra a la pestaña **Subir archivo**.
2. Arrastra el archivo al recuadro **Arrastra y suelta tu archivo aquí**, o haz clic en **Seleccionar archivo**.
3. Verifica que el archivo aparezca como **Archivo seleccionado**.
4. Revisa el recuadro **Información de Carga**. Si el archivo cumple las reglas, el proceso inicia solo.

![02-subir-archivo](https://help.hibotchat.com/hs-fs/hubfs/02-subir-archivo.png?width=670&height=583&name=02-subir-archivo.png)

Al cargar, el archivo llega a la infraestructura de Hibot y dispara un proceso en segundo plano. Ese proceso mapea las columnas hacia la estructura que el chatbot puede consultar.

#### Reglas del archivo

El panel **Información de Carga** valida lo siguiente:

- **Formatos permitidos:** .txt y .csv únicamente.
- **Tamaño máximo:** 25 MB.
- **Nombre del archivo:** máximo 35 caracteres.
- **Columna obligatoria:** el CSV debe incluir una columna llamada **Telefono** (sin tilde) para vincular cada registro con el contacto.
- **Límite de registros:** máximo **50.000 contactos** por archivo. Si el archivo trae más, el sistema conserva solo los primeros 50.000.

Otras reglas útiles:

- **No hay límite de columnas.** El tope es el peso del archivo, no la cantidad de campos. Un archivo con muchas columnas puede pesar más aunque tenga menos filas.
- **No hay límite de archivos por día.** Puedes cargar varias bases en la misma jornada si tu operación lo requiere.
- Un mismo archivo puede ser consumido por **una o varias líneas o chatbots**, según cómo esté configurada tu cuenta.

#### Cómo debe ir el archivo

- La primera fila debe ser el encabezado de columnas.
- La columna **Telefono** es obligatoria. El resto de columnas (nombre, estado de la solicitud, saldo, fecha de vencimiento, tipo de trámite, etc.) se pueden incluir según el proceso que vaya a consultar el chatbot.
- Evita caracteres especiales en el nombre del archivo y no superes los 35 caracteres.

**Si tu archivo tiene más de 50.000 registros:** sepáralo en varios archivos y cárgalos uno después del otro. Así no pierdes contactos.

### 5. Histórico, estados y actualización en vivo

En la pestaña **Procesos** verás la tabla **Bases de Datos Cargadas**, con el subtítulo *Administra tus procesos de carga de bases de datos*.

Cada fila muestra:

- **Nombre de Base de Datos**
- **Estado**
- **Actualizado** (fecha de la última actualización)
- **Por** (usuario responsable)
- **Acciones**

![03-historico-procesos](https://help.hibotchat.com/hs-fs/hubfs/03-historico-procesos.png?width=670&height=324&name=03-historico-procesos.png)

#### Significado de los estados

| **Estado** | **Qué indica** |
| --- | --- |
| **En proceso** | El archivo se está cargando o procesando |
| **Pendiente** | La base está lista y a la espera de ser gestionada por el chatbot |
| **Fallido** | Ocurrió un error en el proceso. Revisa el archivo o vuelve a cargarlo |
| **Reporte listo** | El informe ya se generó y está disponible para descarga |
| **Cancelado** | El proceso fue cancelado por un usuario o por el sistema |

#### Actualización automática

No necesitas recargar la página. El estado se refresca solo cada **aproximadamente 2 minutos**.

#### Acciones disponibles

En la columna **Acciones** puedes:

- **Ver detalle / auditoría** (ícono de ojo): abre la línea de tiempo de esa carga.
- **Actualizar** (ícono de recarga): reemplaza la información de esa base con un archivo nuevo.
- **Descargar** (ícono de flecha): descarga el reporte cuando el estado es **Reporte listo**.
- **Cancelar** (ícono de prohibido): detiene el proceso y elimina el registro de la base operativa.

### 6. Actualizar o cancelar una carga

#### Actualizar

Úsala cuando el archivo original tenía un error (filas malas, teléfonos incompletos, una columna faltante) y ya tienes la versión corregida.

1. En **Procesos**, localiza la base.
2. Haz clic en la acción **Actualizar**.
3. Carga el archivo nuevo. Esta acción **sobrescribe** la información anterior.

**Límite:** máximo **3 actualizaciones por archivo**. Si superas ese número, el sistema bloquea nuevas actualizaciones para evitar inconsistencias en el flujo del chatbot.

#### Cancelar

Úsala cuando esa base ya no debe procesarse.

1. En **Procesos**, localiza la base.
2. Haz clic en la acción **Cancelar**.

Cancelar **elimina el registro de la base de datos operativa**. La acción queda guardada en la auditoría, así que siempre puedes ver quién canceló y a qué hora.

### 7. Auditoría del proceso

Cada base tiene su propia vista **Auditoría de Proceso**. Ahí ves la línea de tiempo completa:

- Se cargó archivo — usuario y hora
- Se procesó archivo — sistema
- Se actualizó base de datos — usuario y hora
- Se procesó archivo — sistema (después de una actualización)
- Se canceló proceso — usuario y hora

![04-auditoria](https://help.hibotchat.com/hs-fs/hubfs/04-auditoria.png?width=519&height=427&name=04-auditoria.png)

Esta trazabilidad te permite responder, en cualquier momento, **quién hizo qué y cuándo**, sin depender de correos o de un archivo compartido.

### 8. Descarga de reportes

El reporte se genera automáticamente a la **hora configurada** en la pestaña Configuración.

Cuando el estado de la base pasa a **Reporte listo**:

1. En **Procesos**, haz clic en la acción de descarga.
2. El sistema genera una **URL firmada** con vigencia de **15 minutos**.
3. Descarga el archivo dentro de ese lapso.

Si el enlace expiró, **puedes regenerarlo las veces que necesites**. Si se comparte por error, deja de ser válido al cumplirse los 15 minutos.

**Referencia de tamaño:** un reporte de 50.000 contactos puede pesar alrededor de 10 MB.

El contenido del informe depende del **tipo de reporte** configurado (por ejemplo, Promesas de Pago) y de lo que el chatbot haya actualizado durante el día: gestiones, estados, respuestas o solicitudes.

### 9. Seguridad de la información

El módulo está pensado para bases con datos sensibles (clientes, saldos, trámites, documentos de identidad asociados a un teléfono). Incluye:

- **Cifrado en tránsito y en reposo** para toda la información.
- **Tokens de acceso** que aíslan la infraestructura. No se usan credenciales compartidas.
- **Descargas con URL firmada y expiración**, para que el enlace no quede abierto de forma permanente.
- **Compatibilidad con PGP:** si tu operación ya cifra los archivos con PGP, Hibot recibe el archivo cifrado, lo desencripta durante la importación y lo transforma. El proceso es transparente para quien carga.
- **Permisos por rol:** solo los usuarios habilitados pueden cargar, actualizar, cancelar o descargar.

Si tu empresa necesita una capa de cifrado adicional que no esté activa hoy, se evalúa como un desarrollo a la medida.

### 10. Cómo se conecta con el chatbot

El módulo no reemplaza al chatbot: le entrega la base sobre la que trabaja.

El flujo típico es:

1. Cargas la base del día (cobranzas, clientes activos, solicitudes pendientes o solicitudes nuevas).
2. El sistema la procesa y la deja disponible.
3. El chatbot consulta cada registro por el número de **Telefono**.
4. Durante la conversación, el bot puede leer datos (saldo, estado, tipo de solicitud) y escribir resultados (promesa de pago, solicitud gestionada, datos nuevos del usuario).
5. Al horario configurado, Hibot exporta el informe con el resultado de esa jornada.

La vinculación entre la base y el chatbot se configura con el equipo de Hibot al activar el módulo. Un mismo archivo puede alimentar una o varias líneas, según tu operación.

### 11. Preguntas frecuentes

**¿Tengo que reconfigurar la hora del reporte cada vez que subo un archivo?** No. La zona horaria, el tipo de reporte y la hora se configuran una sola vez.

**¿Qué pasa si mi archivo tiene más de 50.000 contactos?** El sistema procesa solo los primeros 50.000. El resto se descarta. Separa el archivo en varios y cárgalos por separado.

**¿Necesito recargar la página para ver si ya se procesó?** No. El estado se actualiza automáticamente cada ~2 minutos.

**¿Puedo subir más de un archivo el mismo día?** Sí. No hay límite de archivos por día.

**¿Cuántas veces puedo actualizar un archivo ya cargado?** Hasta 3 veces. Después de ese límite, el sistema bloquea nuevas actualizaciones.

**¿La URL de descarga del reporte es permanente?** No. Tiene vigencia de 15 minutos, pero puedes regenerarla las veces que necesites.

**¿Qué columna es obligatoria?** La columna **Telefono**. Sin ella, el sistema no puede vincular el registro con el contacto ni con la conversación del chatbot.

**¿Puedo usar Google Sheets o Excel como archivo de origen?** Sí, siempre que exportes a .csv o .txt y respetes las reglas de peso, nombre y columna Telefono.

**¿Quién puede usar el módulo?** Los usuarios con el rol habilitado en tu cuenta. Si no ves las pestañas Procesos, Subir archivo o Configuración, solicita el acceso a tu administrador o a soporte.

### 12. Recomendaciones de uso

- Valida el archivo antes de subirlo: encabezados, columna **Teléfono** y peso menor a 25 MB.
- Usa un nombre de archivo corto y descriptivo (máximo 35 caracteres), por ejemplo cobranzas\_2026-08-20.csv.
- Si vas a corregir datos, actualiza la misma carga en lugar de crear una nueva, para no duplicar la base que consulta el bot.
- Revisa la **Auditoría de Proceso** cuando haya varias personas cargando archivos el mismo día.
- Descarga el reporte el mismo día en que quede en estado **Reporte listo**, o regenéralo cuando lo necesites.
- No compartas la URL de descarga por canales abiertos: expira a los 15 minutos, pero el archivo contiene información operativa.

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