¿Cómo usar el módulo de Carga de Archivos en Hibot?

1. Pestaña Configuración
   
2. Subir archivo
   
3. Bases de Datos Cargadas
   
4. Auditoría de Proceso
   

Aquí te enseñamos para qué sirve el módulo de Carga de Archivos, qué funcionalidades incluye y el paso a paso para usarlo.

El módulo de Carga de Archivos te permite subir, procesar y administrar bases de datos operativas desde Hibot, para que un chatbot las consulte y actualice durante el día. Al cierre, el sistema genera un informe descargable en el horario que definas.

Con este módulo dejas de depender de envíos por correo, cargas manuales o ventanas horarias fijas. Subes el archivo cuando lo necesites, ves el estado en vivo y tienes trazabilidad de cada acción.

1. ¿Qué puedes hacer con este módulo?

Estas son las funcionalidades principales:

• Cargar una base de datos a demanda, arrastrando un archivo .csv o .txt o seleccionándolo desde tu dispositivo.
• Procesar el archivo en segundo plano, para que el chatbot pueda interpretar y usar la información.
• Consultar el histórico de bases cargadas, con estado, fecha de actualización y usuario responsable.
• Actualizar una base si detectas un error en el archivo original (hasta 3 veces por carga).
• Cancelar un proceso cuando ya no deba continuar.
• Auditar cada carga: quién cargó, quién actualizó, quién canceló y a qué hora.
• Programar la generación del reporte una sola vez (tipo de reporte, zona horaria y hora).
• Descargar el informe con un enlace seguro de vigencia limitada.
• Proteger la información con cifrado en tránsito y en reposo, y con cifrado PGP cuando tu operación lo requiera.

Nota: el módulo se habilita por cuenta y por rol. Si no lo ves en el menú, escribe a soporte@hibotchat.com o a tu ejecutivo de cuenta.

2. Cómo está organizado el módulo

Al ingresar, verás tres pestañas:

El nombre del módulo en el menú lateral puede variar según tu cuenta (por ejemplo, Cobranzas). El contenido de las tres pestañas es el mismo.

 

3. Configuración inicial (solo una vez)

Antes de cargar archivos, define cómo se generará el informe diario.

1. Ingresa a Hibot con tu usuario y contraseña.
2. En el menú lateral izquierdo, abre el módulo de Carga de Archivos.
3. Haz clic en la pestaña Configuración.
4. Completa:
• Tipos de Reporte: por defecto Promesas de Pago. Si tu operación necesita otro tipo de informe, se habilita de forma personalizada sin afectar al resto de cuentas.
• Zona Horaria: por ejemplo, UTC-05:00 (Bogota).
• Hora Programada de Reporte: formato 24 horas (HH:mm). Ejemplo: 23:30.
5. Haz clic en Guardar Configuración.

Esta configuración queda guardada. No tienes que repetirla cada vez que subas un archivo. Solo vuelve a esta pestaña si necesitas cambiar el horario, la zona o el tipo de reporte.

Sugerencia: elige una hora en la que el chatbot ya haya terminado de gestionar la base del día, para que el informe salga completo.

 

4. Cómo cargar una nueva base de datos

1. Entra a la pestaña Subir archivo.
2. Arrastra el archivo al recuadro Arrastra y suelta tu archivo aquí, o haz clic en Seleccionar archivo.
3. Verifica que el archivo aparezca como Archivo seleccionado.
4. Revisa el recuadro Información de Carga. Si el archivo cumple las reglas, el proceso inicia solo.

Al cargar, el archivo llega a la infraestructura de Hibot y dispara un proceso en segundo plano. Ese proceso mapea las columnas hacia la estructura que el chatbot puede consultar.

Reglas del archivo

El panel Información de Carga valida lo siguiente:

• Formatos permitidos: .txt y .csv únicamente.
• Tamaño máximo: 25 MB.
• Nombre del archivo: máximo 35 caracteres.
• Columna obligatoria: el CSV debe incluir una columna llamada Telefono (sin tilde) para vincular cada registro con el contacto.
• Límite de registros: máximo 50.000 contactos por archivo. Si el archivo trae más, el sistema conserva solo los primeros 50.000.

Otras reglas útiles:

• No hay límite de columnas. El tope es el peso del archivo, no la cantidad de campos. Un archivo con muchas columnas puede pesar más aunque tenga menos filas.
• No hay límite de archivos por día. Puedes cargar varias bases en la misma jornada si tu operación lo requiere.
• Un mismo archivo puede ser consumido por una o varias líneas o chatbots, según cómo esté configurada tu cuenta.

Cómo debe ir el archivo

• La primera fila debe ser el encabezado de columnas.
• La columna Telefono es obligatoria. El resto de columnas (nombre, estado de la solicitud, saldo, fecha de vencimiento, tipo de trámite, etc.) se pueden incluir según el proceso que vaya a consultar el chatbot.
• Evita caracteres especiales en el nombre del archivo y no superes los 35 caracteres.

Si tu archivo tiene más de 50.000 registros: sepáralo en varios archivos y cárgalos uno después del otro. Así no pierdes contactos.

 

5. Histórico, estados y actualización en vivo

En la pestaña Procesos verás la tabla Bases de Datos Cargadas, con el subtítulo Administra tus procesos de carga de bases de datos.

Cada fila muestra:

• Nombre de Base de Datos
• Estado
• Actualizado (fecha de la última actualización)
• Por (usuario responsable)
• Acciones

 

Significado de los estados

Actualización automática

No necesitas recargar la página. El estado se refresca solo cada aproximadamente 2 minutos.

Acciones disponibles

En la columna Acciones puedes:

• Ver detalle / auditoría (ícono de ojo): abre la línea de tiempo de esa carga.
• Actualizar (ícono de recarga): reemplaza la información de esa base con un archivo nuevo.
• Descargar (ícono de flecha): descarga el reporte cuando el estado es Reporte listo.
• Cancelar (ícono de prohibido): detiene el proceso y elimina el registro de la base operativa.

 

6. Actualizar o cancelar una carga

Actualizar

Úsala cuando el archivo original tenía un error (filas malas, teléfonos incompletos, una columna faltante) y ya tienes la versión corregida.

1. En Procesos, localiza la base.
2. Haz clic en la acción Actualizar.
3. Carga el archivo nuevo. Esta acción sobrescribe la información anterior.

Límite: máximo 3 actualizaciones por archivo. Si superas ese número, el sistema bloquea nuevas actualizaciones para evitar inconsistencias en el flujo del chatbot.

Cancelar

Úsala cuando esa base ya no debe procesarse.

1. En Procesos, localiza la base.
2. Haz clic en la acción Cancelar.

Cancelar elimina el registro de la base de datos operativa. La acción queda guardada en la auditoría, así que siempre puedes ver quién canceló y a qué hora.

 

7. Auditoría del proceso

Cada base tiene su propia vista Auditoría de Proceso. Ahí ves la línea de tiempo completa:

• Se cargó archivo — usuario y hora
• Se procesó archivo — sistema
• Se actualizó base de datos — usuario y hora
• Se procesó archivo — sistema (después de una actualización)
• Se canceló proceso — usuario y hora

Esta trazabilidad te permite responder, en cualquier momento, quién hizo qué y cuándo, sin depender de correos o de un archivo compartido.

 

8. Descarga de reportes

El reporte se genera automáticamente a la hora configurada en la pestaña Configuración.

Cuando el estado de la base pasa a Reporte listo:

1. En Procesos, haz clic en la acción de descarga.
2. El sistema genera una URL firmada con vigencia de 15 minutos.
3. Descarga el archivo dentro de ese lapso.

Si el enlace expiró, puedes regenerarlo las veces que necesites. Si se comparte por error, deja de ser válido al cumplirse los 15 minutos.

Referencia de tamaño: un reporte de 50.000 contactos puede pesar alrededor de 10 MB.

El contenido del informe depende del tipo de reporte configurado (por ejemplo, Promesas de Pago) y de lo que el chatbot haya actualizado durante el día: gestiones, estados, respuestas o solicitudes.

 

9. Seguridad de la información

El módulo está pensado para bases con datos sensibles (clientes, saldos, trámites, documentos de identidad asociados a un teléfono). Incluye:

• Cifrado en tránsito y en reposo para toda la información.
• Tokens de acceso que aíslan la infraestructura. No se usan credenciales compartidas.
• Descargas con URL firmada y expiración, para que el enlace no quede abierto de forma permanente.
• Compatibilidad con PGP: si tu operación ya cifra los archivos con PGP, Hibot recibe el archivo cifrado, lo desencripta durante la importación y lo transforma. El proceso es transparente para quien carga.
• Permisos por rol: solo los usuarios habilitados pueden cargar, actualizar, cancelar o descargar.

Si tu empresa necesita una capa de cifrado adicional que no esté activa hoy, se evalúa como un desarrollo a la medida.

 

10. Cómo se conecta con el chatbot

El módulo no reemplaza al chatbot: le entrega la base sobre la que trabaja.

El flujo típico es:

1. Cargas la base del día (cobranzas, clientes activos, solicitudes pendientes o solicitudes nuevas).
2. El sistema la procesa y la deja disponible.
3. El chatbot consulta cada registro por el número de Telefono.
4. Durante la conversación, el bot puede leer datos (saldo, estado, tipo de solicitud) y escribir resultados (promesa de pago, solicitud gestionada, datos nuevos del usuario).
5. Al horario configurado, Hibot exporta el informe con el resultado de esa jornada.

La vinculación entre la base y el chatbot se configura con el equipo de Hibot al activar el módulo. Un mismo archivo puede alimentar una o varias líneas, según tu operación.

11. Preguntas frecuentes

¿Tengo que reconfigurar la hora del reporte cada vez que subo un archivo? No. La zona horaria, el tipo de reporte y la hora se configuran una sola vez.

¿Qué pasa si mi archivo tiene más de 50.000 contactos? El sistema procesa solo los primeros 50.000. El resto se descarta. Separa el archivo en varios y cárgalos por separado.

¿Necesito recargar la página para ver si ya se procesó? No. El estado se actualiza automáticamente cada ~2 minutos.

¿Puedo subir más de un archivo el mismo día? Sí. No hay límite de archivos por día.

¿Cuántas veces puedo actualizar un archivo ya cargado? Hasta 3 veces. Después de ese límite, el sistema bloquea nuevas actualizaciones.

¿La URL de descarga del reporte es permanente? No. Tiene vigencia de 15 minutos, pero puedes regenerarla las veces que necesites.

¿Qué columna es obligatoria? La columna Telefono. Sin ella, el sistema no puede vincular el registro con el contacto ni con la conversación del chatbot.

¿Puedo usar Google Sheets o Excel como archivo de origen? Sí, siempre que exportes a .csv o .txt y respetes las reglas de peso, nombre y columna Telefono.

¿Quién puede usar el módulo? Los usuarios con el rol habilitado en tu cuenta. Si no ves las pestañas Procesos, Subir archivo o Configuración, solicita el acceso a tu administrador o a soporte.

12. Recomendaciones de uso

• Valida el archivo antes de subirlo: encabezados, columna Teléfono y peso menor a 25 MB.
• Usa un nombre de archivo corto y descriptivo (máximo 35 caracteres), por ejemplo cobranzas_2026-08-20.csv.
• Si vas a corregir datos, actualiza la misma carga en lugar de crear una nueva, para no duplicar la base que consulta el bot.
• Revisa la Auditoría de Proceso cuando haya varias personas cargando archivos el mismo día.
• Descarga el reporte el mismo día en que quede en estado Reporte listo, o regenéralo cuando lo necesites.
• No compartas la URL de descarga por canales abiertos: expira a los 15 minutos, pero el archivo contiene información operativa.

Si quieres conocer más sobre cómo tus chatbots usan esta información, visita el módulo de Chatbots o escríbenos a soporte@hibotchat.com.