Aquí te explicamos todo sobre cómo usar los gráficos en los embudos del CRM de Hibot. Adicional verás ejemplos de uso y la importancia de esto para tu negocio.
- Cómo usar el módulo de gráficos en embudos
3.1. Crea un gráfico
3.2. Tipos de gráficos que puedes crear
3.3. Exporta la información de un gráfico
3.4. Elimina un gráfico
¿Qué es el módulo de gráficos en embudos del CRM de Hibot?
Este módulo está diseñado para proporcionar a nuestros usuarios la capacidad de crear visualizaciones dinámicas, basadas en datos claves que les permitan analizar y entender el rendimiento de sus embudos y el comportamiento de sus leads.
Beneficios Claves:
- Visualización clara y comprensión de cómo los leads avanzan a través de las diferentes etapas del proceso de ventas.
- Toma de decisiones informadas y basadas en datos.
- Ahorro de tiempo en la creación de gráficos.
- Mayor eficiencia en la presentación de información a equipos y partes interesadas de tu organización.
- Exportación de datos para análisis
Descubre cómo este módulo puede ayudarte a tomar decisiones sobre tus procesos más informadas y estratégicas al proporcionar una perspectiva clara sobre el rendimiento de tus embudos y la gestión de tus leads.
Paso a paso cómo Ingresar a los gráficos en los embudos de Hibot:
Conoce aquí cómo puedes acceder al módulo de Gráficos Embudos:
- Ingresa con tu usuario y contraseña de Hibot desde en tu computador o desde tu celular a la URL app.hibot.us o haz clic aquí: Hibot.
- En la parte izquierda de tu pantalla encontrarás el menú principal de Hibot. Haz clic en “Analíticas” y en la pestaña “Gráficos Embudos” y verás la siguiente pantalla.
Importante: Este módulo está habilitado por defecto para los usuarios administradores de tu cuenta.
Si deseas dar el permiso para un rol en específico, ingresa por el módulo de administración - Roles, seleccionar el rol y editarlo para asignarle el permiso al elemento “Gráficos Embudos”.
Cómo usar el módulo de gráficos en emudos del CRM de Hibot
Aprender a usar este módulo es bastante sencillo y consta de 4 partes o secciones claves que debes conocer:
Sección 1 - Mis canales: Aquí te presentamos una visual de los canales ACTIVOS que tienes en tu cuenta.
Puedes identificar cada uno el ícono del canal, nombre o número telefónico (para Whatsapp) además de su estado actual, siendo los activos marcados con color verde, inactivos con color naranja y desvinculados con rojo.
Si tienes gran cantidad de canales, debes dar clic en este ícono 
Sección 2 - Rejilla para agregar gráficos: En esta sesión podrás realizar la creación de los gráficos que tenemos disponibles para ti.
Para ver cómo crear un gráfico desde cero, ingresa aquí (Link de Crea un gráfico)
Cuando ya tengas creado más de un gráfico, en esta sección puedes organizarlos como desees, arrastrando y soltando los gráficos en el cuadrante de la rejilla en el que quieras ubicarlo.
Sección 3 - Filtro por tiempos y fechas: Aquí podrás elegir en qué periodo de tiempo quieres visualizar la información de los gráficos que ya tienes creados.
IMPORTANTE: Sólo se tendrá información para graficar a partir del 29 de Abril de 2024
Cuentas con 2 tipos de filtros.
- Tiempos predefinidos: Como esta semana, la semana pasada, este mes y el mes pasado. Para filtrar por este tiempo, tan solo debes dar clic en el botón que desees y se pondrá sombreado en verde la selección.
- Rango de fechas personalizado: En este rango podrás seleccionar las fechas puntuales que quieres consultar, indicando fecha inicial y fecha final.
Sección 4 - Actualizar: Al dar clic en este botón, podrás actualizar la información de los gráficos que tengas creados.
Paso a paso cómo crear un gráfico en embudos
Pasos para crear tus gráficos:
- Ubícate en el cuadrante de la rejilla que tenga la opción de “Agregar módulo” y da clic ahí.
- Inmediatamente te va a aparecer un nuevo modal donde debes configurar las siguientes variables necesarias para identificar los datos que se van a mostrar en el gráfico. Estas variables son:
- Embudo: Te mostraremos los diferentes embudos que tienes creados en tu cuenta y seleccionar el que desees consultar en el gráfico
- Campañas: Aquí te podrán aparecer dos opciones
a) “Todas las campañas”
b) Listado de cada campaña del embudo.
Podrás seleccionar “Todas las campañas”, una sola campaña o varias campañas.
- Agente: Aquí te podrán aparecer dos opciones
a) “Todas los agentes” que incluye todos los agentes de las campañas seleccionadas.
b) Listado de cada agente de la campañas o campañas seleccionadas
Podrás seleccionar “Todos los agentes”, un solo agente o todos los agentes que desees.
- Tipo de información a ver (a graficar): Al momento cuentas con 2 tipos de gráficos que puedes crear en tu rejilla.
Debes seleccionar el tipo que deseas, teniendo en cuenta que solo puedes elegir un tipo.
Para mayor información sobre cada tipo de gráfico, ingresa aquí (Link de Conoce los tipos de gráficos que puedes crear)
Si ya tienes definidas estas 4 variables, entonces estás listo para crear tu gráfico, dando clic en el botón de agregar, el cual te lleva directamente a la rejilla y vas a ver tu gráfico con la selección de fechas que tengas marcada.
Nota: Ten presente que puedes crear diversos gráficos en tu modelo, incluso repitiendo tipos de gráficos con información diferente para realizar comparativos o los análisis que requieras.
Tipos de gráficos que puedes crear
Para que puedas elegir de manera más acertada los gráficos que quieres manejar en tu dashboard de gráficos Embudos, aquí te explicaremos lo que puedes visualizar en cada gráfico y como te puede ser útil para la toma de decisiones en tu organización.
Contamos con 2 tipos de gráficos, los cuales son:
- Embudo gráfico y movimiento de los leads:
Este gráfico proporciona una representación visual clara y comprensible del proceso que tengas definido en tu embudo y la progresión de los leads a través de diferentes etapas.
Cuando creas el gráfico, lo verás así:
Aquí te explicamos la forma correcta de entender tu gráfico:
Primero, entendamos los ejes de cada gráfica:
- En el eje X, podrás ver todas las etapas de tu embudo en el orden creado.
- El eje Y, muestra la cantidad de leads.
Segundo, tienes 2 barras por etapa:
- La barra púrpura, representa la cantidad de leads actuales en cada etapa, es decir, te da una mirada en tiempo real de cómo tu embudo está performando en ese momento.
- La barra rosa, en cambio, muestra la cantidad de leads en el rango de fechas seleccionados, es decir, “Esta semana”, “la semana pasada”, rango personalizado que eliges en el filtro por tiempos y fechas.
Al ubicar tu mouse sobre la barra que desees consultar, podrás obtener información con mayor detalle:
- En la barra púrpura, nos mostrará la cantidad exacta de leads actuales en esa etapa.
- En la barra rosa, tendremos muchos datos más, tales como:
a. Leads en el rango de fecha: Número total de leads capturados durante un período de tiempo seleccionado en el filtro de tiempos y fechas.
b. Avanzaron a otra etapa: Cantidad de leads que progresaron exitosamente a cualquiera de las siguientes etapas del embudo.
c. Perdidos en esta etapa: Número de leads que los agentes clasificaron o movieron de esta etapa a la etapa de perdidos o última del embudo.
- Estancados en esta etapa: Leads que permanecen en una etapa específica del embudo sin avanzar ni retroceder, indicando una posible área de interés para la optimización.
El análisis de esta gráfica puede proporcionar una comprensión inmediata del rendimiento y las áreas de mejora potencial... Algunos de los insights que puedes obtener son:
- Tasas de conversión entre etapas: La gráfica permite calcular y visualizar las tasas de conversión entre cada etapa del embudo de ventas. Identificar las tasas de conversión más altas y más bajas ayuda a comprender dónde se produce la pérdida de leads y dónde se necesita mejorar la eficiencia del proceso.
- Identificación de cuellos de botella: Al observar el movimiento de los leads a través del embudo, es posible identificar áreas problemáticas o cuellos de botella donde los leads tienden a estancarse o perderse con mayor frecuencia. Esto ayuda a focalizar los esfuerzos de mejora para optimizar esas etapas críticas.
- Identificación de tendencias temporales: Observar las tendencias a lo largo del tiempo en la gráfica puede revelar patrones estacionales, cambios estacionales en el comportamiento de los leads o el impacto de campañas específicas.
- Optimización del embudo: Al comprender cómo se mueven los leads a través del embudo, se pueden identificar oportunidades para optimizar el embudo y su proceso, eliminar obstáculos y mejorar la experiencia del cliente para aumentar las conversiones.
- Razones de XX - [Siendo esta “XX” el nombre de última etapa del embudo]
Importante: Gráfico solo disponible para los embudos que tengan configurado en su etapa final las razones.
Este gráfico de razones será muy usado para categorizar y clasificar las razones, generalmente de pérdida, de los leads durante su ciclo de vida dentro del embudo.
En este gráfico se muestra la proporción de leads que han llegado a la última etapa del embudo y que en esta se han clasificado por algún tipo de razón que anteriormente hayas definido al momento de crear tu embudo.
Cuando creas el gráfico, este se mostrará así:
Al ubicar tu mouse sobre cualquier parte de la torta de la gráfica, verás la cantidad de leads por esta razón y el % que representa frente a la totalidad de razones. En la siguiente imagen por ejemplo vemos que para la razón de “Cliente no responde” hay 4 leads, representando el 28%
El análisis de esta gráfica te permite obtener algunos insights, tales como:
- Identificar patrones de pérdida de leads: El gráfico permite identificar patrones o tendencias comunes que contribuyen a la pérdida de leads en diferentes etapas del embudo. Esto ayuda a comprender mejor los puntos críticos donde se producen las mayores pérdidas.
- Priorizar áreas de mejora: Al categorizar las razones de pérdida de leads, se pueden priorizar las áreas que requieren atención y mejora. Esto permite enfocar los esfuerzos en resolver las causas principales de la pérdida de leads y optimizar los embudos.
- Mejora de la experiencia del cliente: Identificar y abordar las causas de pérdida de leads ayuda a mejorar la experiencia del cliente en cada etapa del embudo. Esto contribuye a aumentar la satisfacción del cliente y fortalecer las relaciones comerciales.
Cómo exportar un gráfico de un embudo en Hibot
De cada uno de los gráficos que están disponibles, se puede realizar la exportación de los datos para extraer información más detallada y específica del gráfico en un formato utilizable, en este caso, en un archivo CSV.
El uso de esta funcionalidad de exportar datos de un gráfico, permitirá a su vez analizar, compartir y utilizar la información para la toma de decisiones basadas en datos y creación de informes personalizados, según tus necesidades.
Cómo exportar datos de un gráfico:
- Identifica el gráfico del cual desea exportar la información.
- Da clic en el ícono de “Ver detalles”
- Para el gráfico de razones, automáticamente se generará un archivo en CSV que contiene los datos del gráfico.
Para el gráfico de Embudo gráfico y movimiento de los leads, deberás indicar si deseas exportar la información actual o del rango de fechas seleccionado y posteriormente se generará el archivo CSV
Cómo eliminar un gráfico de embudo en Hibot:
Puede que sea necesario eliminar un gráfico para actualizarlo o reemplazarlo por otro tipo de gráfico que contenga información más relevante o por el mismo gráfico pero con variables diferentes.
Independiente del caso, para eliminar un gráfico debes seguir los siguientes pasos.
- Identifica el gráfico del cual desea quitar.
- Da clic en el ícono de “Quitar este módulo”
- Se muestra una ventana de confirmación del proceso de eliminar, debes darle clic al botón “Quitar”
- Automáticamente se quitará de la rejilla el gráfico y se reorganizará con los demás gráficos ya existentes.
