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¿Cómo usar el nodo de Integraciones con Aplicaciones Externas en Hibot?

Conecta tu chatbot de Hibot con HubSpot, Google Calendar, Gmail y Microsoft para automatizar procesos y enriquecer tus conversaciones.

Para que lo entiendas mejor, el nodo de Integraciones con Aplicaciones Externas te permite conectar tu chatbot directamente con herramientas como HubSpot (CRM), Google Calendar (agendamiento), Gmail y Microsoft Outlook (envío de correos). Con esta funcionalidad puedes, por ejemplo, crear contactos automáticamente en tu CRM cuando un cliente te escribe, agendar citas directamente desde el chat, o enviar correos de confirmación sin salir de la conversación.

Por ejemplo, un cliente solicita agendar una cita por WhatsApp. Tu chatbot puede consultar la disponibilidad en Google Calendar, mostrar las opciones al cliente, crear el evento y enviar un correo de confirmación, todo de forma automática.

El uso adecuado de este nodo permite automatizar procesos repetitivos, reducir errores manuales y ofrecer una experiencia más ágil a tus clientes.

En este artículo aprenderás

  • Qué es el nodo de Integraciones y para qué sirve
  • Cómo acceder a las integraciones con aplicaciones externas
  • Proveedores disponibles y sus métodos
  • Cómo configurar credenciales para cada proveedor
  • Configuración paso a paso de cada integración
  • Consideraciones y limitaciones importantes

Antes de comenzar

Asegúrate de tener:

  • Acceso al módulo de Chatbots en tu cuenta de Hibot
  • Un chatbot creado o en proceso de creación
  • Las credenciales del proveedor que deseas integrar (más adelante te explicamos cómo obtenerlas)
  • Permisos de administrador en las plataformas externas que vas a conectar

¿Qué es el nodo de Integraciones?

El nodo de Integraciones es una acción especial dentro del constructor de chatbots que te permite conectar tu bot con sistemas externos. Existen dos tipos de integraciones:

  1. Aplicaciones externas: Conexiones preconfiguradas con proveedores populares como HubSpot, Google Calendar, Gmail y Microsoft.
  2. API Rest: Conexiones personalizadas con cualquier servicio que tenga una API disponible.

Este artículo se enfoca en las Aplicaciones externas, que ofrecen una configuración más sencilla y guiada.

Proveedores disponibles

Actualmente puedes integrar tu chatbot con los siguientes proveedores:

Proveedor

Descripción

Métodos disponibles

HubSpot

CRM para gestión de contactos y tickets

Validar contacto, Crear contacto, Crear Ticket

Google Calendar

Gestión de calendarios y eventos

Validar agenda disponible, Consultar eventos reservados, Crear un evento, Eliminar un evento

Email con Gmail

Envío de correos desde Gmail

Enviar Correo

Email con Microsoft

Envío de correos desde Outlook/Microsoft 365

Enviar Correo

Paso a paso para configurar una integración

Paso 1. Accede a la mesa de diseño de tu chatbot

  1. Ingresa a Hibot con tu usuario y contraseña
  2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en "Chatbots"
  3. Selecciona el chatbot que deseas editar o crea uno nuevo
  4. Accede a la mesa de diseño del chatbot

[IMAGEN: Vista del listado de chatbots con el botón de editar señalado]

Paso 2. Agrega el nodo de Integraciones

  1. En la mesa de diseño, haz clic en el ícono + del nodo desde donde quieres agregar la integración
  2. En el menú de acciones, busca la opción "Integraciones"
  3. Al pasar el cursor sobre "Integraciones", se desplegará un submenú
  4. Selecciona "Aplicaciones externas"

[IMAGEN: Menú de acciones mostrando Integraciones > Aplicaciones externas]

Paso 3. Selecciona el proveedor de integración

  1. Se abrirá el formulario de configuración del nodo
  2. En el campo "Nombre o Título", ingresa un nombre descriptivo para identificar este nodo (ejemplo: "Crear contacto en HubSpot")
  3. En el menú desplegable "Proveedor de integración", selecciona el servicio que deseas conectar:
    • HubSpot
    • Google Calendar
    • Email con Gmail
    • Email con Microsoft

[IMAGEN: Formulario del nodo con el desplegable de proveedores abierto]

Paso 4. Conecta tu cuenta

Una vez seleccionado el proveedor, debes conectar una cuenta con las credenciales correspondientes.

Si ya tienes cuentas configuradas:

  1. En el desplegable "Conecta tu cuenta de [Proveedor]", selecciona la cuenta que deseas usar
  2. Si necesitas modificar la cuenta, haz clic en "Editar"

Si necesitas agregar una nueva cuenta:

  1. Haz clic en "+ Agregar nueva cuenta"
  2. Completa los campos de credenciales según el proveedor (ver sección de credenciales por proveedor)
  3. Haz clic en "Guardar credenciales"
    [IMAGEN: Formulario mostrando la opción de agregar nueva cuenta]

📌 Tip: Puedes tener múltiples cuentas guardadas para un mismo proveedor. Esto es útil si manejas diferentes entornos (pruebas y producción) o diferentes cuentas de correo.

Paso 5. Selecciona el método disponible

Una vez conectada la cuenta, se habilitará el selector de "Métodos disponibles".

  1. Haz clic en el desplegable "Selecciona el método"
  2. Elige la acción que deseas ejecutar (las opciones dependen del proveedor seleccionado)
  3. Completa los campos adicionales que aparezcan según el método elegido

⚠️ Importante: Una vez que selecciones el proveedor y el método, y guardes el nodo, no podrás modificarlos posteriormente. Asegúrate de elegir la opción correcta antes de guardar.

[IMAGEN: Selector de métodos desplegado mostrando las opciones]

Paso 6. Guarda la configuración

  1. Revisa que toda la información esté correcta
  2. Haz clic en el botón "Guardar"
  3. El nodo quedará configurado y mostrará el proveedor y método seleccionados como campos no editables
  4. Podrás configurar los parámetros adicionales de la integración (cuerpo, encabezados, respuestas)

📌 Tip: Después de guardar, el nodo de API te permitirá usar la integración y cambiar entre las diferentes credenciales guardadas sin necesidad de reconfigurar toda la integración.

Credenciales por proveedor

Cada proveedor requiere credenciales específicas para autenticar la conexión. A continuación te explicamos qué datos necesitas y cómo obtenerlos.

HubSpot

Credenciales requeridas:

  • Nombre: Un nombre descriptivo para identificar esta credencial
  • Bearer Token: Token de acceso de tu aplicación privada de HubSpot

¿Cómo obtener el Bearer Token de HubSpot?

  1. Inicia sesión en tu cuenta de HubSpot con permisos de administrador: https://app.hubspot.com/login
  2. Haz clic en el ícono de engranaje (Configuración) en la esquina superior derecha
  3. En el menú lateral, ve a "Gestión de cuentas" > "Integraciones" > "Aplicaciones privadas"
  4. Si ya tienes una aplicación, selecciónala. Si no, créala siguiendo la documentación oficial de HubSpot sobre aplicaciones privadas
  5. Configura los scopes (permisos) necesarios según lo que necesites hacer:
    • Para contactos: crm.objects.contacts.read y crm.objects.contacts.write
    • Para tickets: Los scopes correspondientes de tickets


  1. En la pestaña "Autenticación", copia el Token de acceso

[IMAGEN: Pantalla de HubSpot mostrando dónde encontrar el Token de acceso]

🔗 Enlaces útiles de HubSpot:

⚠️ Importante: Si usas la versión gratuita de HubSpot, recuerda que existe un límite de llamadas a la API. El sistema te mostrará una alerta informativa al respecto.

📌 Tip: Puedes monitorear el uso de tu aplicación en la pestaña "Resumen" de HubSpot, donde se muestra el porcentaje de llamadas a la API consumidas.

Google Calendar

Credenciales requeridas:

  • Nombre: Un nombre descriptivo para identificar esta credencial
  • Bearer Token: Token de acceso generado mediante OAuth 2.0

Configuración adicional: Una vez conectada la cuenta, el sistema consultará automáticamente tus calendarios disponibles. Deberás seleccionar el calendario específico donde deseas trabajar.

¿Cómo configurar Google Calendar para Hibot?

La integración con Google Calendar requiere configurar OAuth 2.0 en Google Cloud Platform. A continuación te explicamos el proceso completo.

Paso 1: Acceder a Google Cloud Console

  1. Ingresa a Google Cloud Console: https://console.cloud.google.com
  2. Selecciona tu proyecto o crea uno nuevo

Paso 2: Habilitar Google Calendar API

  1. En el menú lateral, ve a "APIs y servicios" > "APIs y servicios habilitados"
  2. Haz clic en "+ Habilitar APIs y servicios"
  3. En el buscador, escribe "Calendar"
  4. Selecciona "Google Calendar API"
  5. Haz clic en "Habilitar" 

[IMAGEN: Pantalla de Google Cloud mostrando la habilitación de Google Calendar API]

Paso 3: Crear credenciales OAuth

  1. Una vez habilitada la API, haz clic en "Administrar"
  2. Ve a la sección "Credenciales"
  3. Haz clic en "Crear credenciales" > "ID de cliente OAuth"
  4. En "Tipo de aplicación", selecciona "Aplicación web"
  5. Asigna un nombre descriptivo (ejemplo: "Hibot Calendar OAuth")
  6. En la sección "URIs de redireccionamiento autorizados", agrega la URL de callback proporcionada por Hibot
  7. Haz clic en "Crear"


Paso 4: Obtener las credenciales

  1. Una vez creadas las credenciales, se mostrará una ventana con:
    • Client ID (ID de cliente)
    • Client Secret (Secreto de cliente)
  2. Copia y guarda estos valores de forma segura

[IMAGEN: Ventana mostrando el Client ID y Client Secret generados]

Paso 5: Configurar usuarios de prueba (si la app no está verificada)

  1. En el menú lateral, ve a "Pantalla de consentimiento OAuth"
  2. Selecciona la opción "Externo" o "Público"
  3. Al final de la página, ubica la sección "Usuarios de prueba"
  4. Haz clic en "Add users"
  5. Agrega los correos electrónicos de los usuarios que usarán la integración

⚠️ Importante: Mientras la app no esté verificada por Google, solo los usuarios registrados como "usuarios de prueba" podrán autenticarse. Si un correo no está en esta lista, no podrá completar el proceso de OAuth.

🔗 Enlaces útiles de Google Calendar:

Métodos disponibles para Google Calendar:

  • Validar agenda disponible: Verifica si hay espacios libres en el calendario
  • Consultar eventos reservados: Obtiene los eventos ya agendados
  • Crear un evento: Crea una nueva cita o evento
  • Eliminar un evento: Elimina un evento existente

Configuración de disponibilidad (para "Validar agenda disponible"):

Al seleccionar este método, podrás configurar:

  • Zona horaria: Zona horaria para las citas (requerido para habilitar las demás opciones)
  • Días a consultar: Número de días hacia adelante para buscar disponibilidad
  • Duración de cada sesión: Tiempo de duración de cada cita (en minutos, valor por defecto: 30)
  • Horario hábil: Días y rangos horarios en los que aceptas citas

La sección de Horario hábil te permite:

  • Activar o desactivar cada día de la semana (Lunes a Domingo)
  • Configurar múltiples rangos horarios por día (ejemplo: mañana y tarde)
  • Agregar rangos adicionales con el botón "Agregar rango adicional"

[IMAGEN: Configuración de disponibilidad para Google Calendar con horario hábil]

📌 Tip: Si no seleccionas una zona horaria, toda la sección de configuración de disponibilidad permanecerá deshabilitada.

Email con Gmail

Credenciales requeridas:

  • Usuario: Tu dirección de correo de Gmail (ejemplo: tucuenta@gmail.com)
  • Contraseña de Aplicación: Una contraseña especial de 16 caracteres generada por Google

¿Cómo obtener la Contraseña de Aplicación de Gmail?

Requisito previo: Debes tener activada la Verificación en dos pasos en tu cuenta de Google. Si no la tienes, actívala aquí: https://myaccount.google.com/signinoptions/two-step-verification

  1. Ve a la página de Contraseñas de Aplicación: https://myaccount.google.com/apppasswords
  2. Inicia sesión si es necesario
  3. En "Seleccionar aplicación", elige "Otra (nombre personalizado)"
  4. Escribe un nombre descriptivo (ejemplo: "Nodo API Hibot")
  5. Haz clic en "Generar"
  6. Copia inmediatamente la contraseña de 16 caracteres que aparece
  7. Guárdala en un lugar seguro, ya que no podrás verla de nuevo

🔗 Enlaces útiles de Gmail:

[IMAGEN: Pantalla de Google mostrando la contraseña de aplicación generada]

⚠️ Importante: Usa la Contraseña de Aplicación generada, NO la contraseña de inicio de sesión de tu correo.

Email con Microsoft

Credenciales requeridas:

  • Tenant ID: Identificador único de tu instancia de Microsoft Entra ID
  • Client ID: Identificador único de tu aplicación registrada
  • Client Secret: Secreto de cliente (contraseña de la aplicación)
  • Default Sender: Correo electrónico desde el cual se enviarán los correos

¿Cómo obtener las credenciales de Microsoft?

Requisitos previos:

  • Acceso al Portal de Azure: https://portal.azure.com
  • Cuenta con permisos de Administrador Global, Administrador de Aplicaciones o similar

Paso 1: Registrar la aplicación

  1. Inicia sesión en el Portal de Azure
  2. Busca y selecciona "Microsoft Entra ID" o accede directamente: https://entra.microsoft.com
  3. En el menú izquierdo, ve a "Administrar" > "Registros de aplicaciones"
  4. Haz clic en "+ Nuevo registro"
  5. Ingresa un nombre descriptivo (ejemplo: "IntegracionChatbotMail")
  6. En "Tipos de cuenta compatibles", selecciona "Solo cuentas de este directorio organizativo"
  7. Haz clic en "Registrar"

Paso 2: Obtener Tenant ID y Client ID

  1. En la pantalla de información general de la aplicación, copia:
    • ID de aplicación (cliente) = Client ID
    • ID de directorio (inquilino) = Tenant ID

Paso 3: Crear el Client Secret

  1. En la información general, haz clic en "Agregar un certificado o secreto"
  2. En la pestaña "Secretos de cliente", haz clic en "+ Nuevo secreto de cliente"
  3. Agrega una descripción y elige un período de expiración
  4. Haz clic en "Agregar"
  5. Copia inmediatamente el Valor del secreto (no se mostrará de nuevo)

Paso 4: Asignar permisos

  1. Ve a "Administrar" > "Permisos de API"
  2. Haz clic en "+ Agregar un permiso"
  3. Selecciona "Microsoft Graph" > "Permisos de aplicación"
  4. Busca y selecciona "Mail.Send"
  5. Haz clic en "Agregar permisos"
  6. Finalmente, haz clic en "Conceder consentimiento de administrador" y confirma

🔗 Enlaces útiles de Microsoft:

[IMAGEN: Pantalla de Azure mostrando los permisos de API concedidos]

⚠️ Importante: El consentimiento de administrador es obligatorio para que los permisos funcionen correctamente.

Configuración avanzada del nodo

Una vez guardado el nodo con el proveedor y método seleccionados, podrás acceder a configuraciones avanzadas similares al nodo de API Rest:

Enviar Parámetros (URL)

Permite agregar parámetros que se enviarán en la URL de la petición.

Encabezado

Configura encabezados HTTP adicionales si son necesarios. Las credenciales de autenticación se manejan automáticamente.

Cuerpo

Define el contenido que se enviará en la petición:

  • Modo normal: Usa campos dinámicos y variables de conversación
  • Modo avanzado: Permite escribir el JSON completo manualmente

Guardar Respuestas

Permite almacenar los datos que devuelve la API en campos dinámicos o variables de conversación para usarlos posteriormente en el flujo.

Siguiente acción según respuesta

  • Si el código de respuesta es 200 (o relacionado): Define qué nodo sigue cuando la integración es exitosa
  • Si el código de respuesta es 400 (o relacionado): Define qué nodo sigue cuando hay un error

📌 Tip: Usa el botón "Prueba de Comunicación" para verificar que la integración funciona correctamente antes de publicar tu chatbot.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: Crear un contacto en HubSpot cuando un cliente proporciona sus datos

Situación: Tu chatbot captura nombre, correo y teléfono del cliente y quieres guardarlo automáticamente en HubSpot.

Configuración:

  1. Nodo Captura de datos: Nombre → guarda en variable
  2. Nodo Captura de datos: Correo → guarda en variable
  3. Nodo Captura de datos: Teléfono → guarda en variable
  4. Nodo Integración:
    • Proveedor: HubSpot
    • Método: Crear contacto
    • En el cuerpo, mapea las variables capturadas a los campos de HubSpot
  5. Nodo Mensaje: "¡Listo! Hemos registrado tus datos correctamente."

Resultado: El contacto se crea automáticamente en HubSpot con la información proporcionada por el cliente.

Ejemplo 2: Verificar disponibilidad y agendar una cita

Situación: Un cliente quiere agendar una cita de consulta y necesitas mostrarle los horarios disponibles.

Configuración:

  1. Nodo Mensaje: "¿Qué día te gustaría agendar tu cita?"
  2. Nodo Captura de datos: Fecha preferida → guarda en variable
  3. Nodo Integración:
    • Proveedor: Google Calendar
    • Método: Validar agenda disponible
    • Configura días a consultar, duración y horario hábil
  4. Nodo Decisión: Si hay disponibilidad, mostrar opciones; si no, sugerir otras fechas
  5. Nodo Integración:
    • Método: Crear un evento
    • Usa la fecha y hora seleccionada
  6. Nodo Mensaje: "¡Tu cita ha sido agendada! Te hemos enviado una confirmación."

Resultado: El cliente puede ver los horarios disponibles y agendar directamente desde el chat.

Ejemplo 3: Enviar correo de confirmación

Situación: Después de completar una solicitud, quieres enviar un correo de confirmación al cliente.

Configuración:

  1. Captura previa del correo del cliente en
  2. Nodo Integración:
    • Proveedor: Email con Gmail (o Microsoft)
    • Método: Enviar Correo
    • Destinatario:
    • Asunto: "Confirmación de tu solicitud"
    • Cuerpo: Usa variables para personalizar el contenido
  3. Nodo Mensaje: "Te hemos enviado un correo de confirmación a "

Resultado: El cliente recibe automáticamente un correo con los detalles de su solicitud.

Consideraciones y limitaciones

Generales

  • Una vez guardado el nodo, el proveedor y el método no pueden modificarse
  • Puedes cambiar las credenciales (cuenta) sin reconfigurar todo el nodo
  • Realiza siempre una prueba de comunicación antes de publicar

HubSpot

  • La versión gratuita de HubSpot tiene un límite de llamadas a la API
  • Asegúrate de configurar los scopes correctos en tu aplicación privada

Google Calendar

  • Debes seleccionar un calendario específico antes de elegir el método
  • La configuración de disponibilidad solo aplica para el método "Validar agenda disponible"

Gmail

  • Requiere Verificación en dos pasos activada
  • Usa solo la Contraseña de Aplicación, nunca tu contraseña normal

Microsoft

  • Requiere consentimiento de administrador para el permiso Mail.Send
  • El secreto de cliente tiene fecha de expiración; planifica su renovación

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar la misma credencial en múltiples chatbots? Sí, una vez guardada una credencial, estará disponible para usarla en cualquier chatbot de tu cuenta.

¿Qué pasa si mis credenciales expiran? Deberás generar nuevas credenciales en la plataforma correspondiente y actualizar la cuenta en Hibot mediante la opción "Editar".

¿Puedo tener varias cuentas del mismo proveedor? Sí, puedes agregar múltiples cuentas para cada proveedor. Esto es útil para manejar entornos de prueba y producción.

¿Cómo sé si la integración está funcionando? Usa el botón "Prueba de Comunicación" para verificar la conexión antes de publicar tu chatbot.

¿Qué hago si recibo un error de autenticación? Verifica que las credenciales ingresadas sean correctas y que tengas los permisos necesarios en la plataforma externa.