Aquí te enseñaremos paso a paso cómo crear un embudo en Hibot.
1. Paso a paso para crear un embudo en Hibot
1. Ingresa con tu usuario y contraseña de Hibot desde tu computador o desde tu celular a la URL app.hibot.us o haz clic aquí: Hibot.
2. En la parte izquierda de tu pantalla encontrarás el menú principal de Hibot.
3. Haz clic en la segunda opción llamada “Embudos”.
Nota importante: Este módulo está habilitado por defecto para los usuarios administradores de tu cuenta.
Si deseas dar el permiso para un rol en específico, ingresa por el módulo de "Administración" y luego clic en "Roles", allí encontrarás dos permisos relacionados:
- Embudos: Este permiso está creado para usuarios con un perfil de agente, donde podrá consultar los embudos asignados a sus campañas, consultar y administrar los leads que estén a su nombre o responsabilidad, cambiarlos de etapa y actualizarles información de datos, etiquetas y documentos.
- Administrar Embudos: Este permiso está creado para usuarios con un perfil de administrador, ya que tendrá la capacidad para crear, editar y eliminar embudos, y consultar todos los embudos y leads que tengan asignados sus agentes.
4. Cuando ya hayas ingresado al módulo te ofrecemos una opción básica para que puedas visualizar cómo se construye un embudo desde tu herramienta Hibot. Ten en cuenta que este embudo no está vinculado a ninguna campaña. Para utilizarlo, primero debes asociarlo a una campaña en la opción "Editar embudo". Haz clic en el link y sigue los pasos (Editar y eliminar embudos).
Crear embudo desde desde el inicio
5. Para crear un embudo desde cero, entonces debes dirigirte al extremo superior derecho del módulo y dar clic en el botón “Nuevo embudo”.
6. Al instante se despliega la siguiente vista donde debes:
- Asignar un nombre a tu embudo, que te permita identificarlo fácilmente.
- Luego debes asignar la o las campañas:
- En este campo verás un desplegable con el nombre del cliente, proyecto y la campaña; siempre y cuando estos estén configurados en estado activos.
Debes seleccionar la o las campañas que desees asociar a este embudo, teniendo en cuenta que los embudos están habilitados para asignar un máximo de 10 campañas.
Otra opción para asignar campañas:
Esta asignación también se puede realizar desde el módulo "Configuración" - "Campañas", al momento de crear o editar una campaña, en el campo de “Asignar embudo”
7. Adicional, los embudos de Hibot cuentan con 3 secciones (Nuevos - activos - finalizados) para administrar las etapas donde llegarán y se podrán gestionar tus leads.
Todos los nombres y colores de las etapas dentro de las secciones pueden ser editados, pero solamente en la sección de “Activos” se pueden crear hasta 20 nuevas etapas para completar tu embudo y ajustarlo a las necesidades de tu proceso.
Para crear una nueva etapa activa, debes:
- Hacer clic en la columna que contiene el símbolo de "más"
- Diligenciar el nombre y el color que quieres asignar a la etapa
- Dar clic en el botón “Guardar”
Nota: Ten presente que mínimo debes tener una etapa en la sección de activos para que puedas crear exitosamente tu embudo.
8. En la sección de "Finalizados", también dispones de la opción (opcional) para categorizar tus leads concluidos mediante una "Razón".
Un ejemplo práctico de esto surge al configurar un embudo de ventas y en este, deseas comprender las razones detrás de una venta no exitosa. En este caso, puedes definir diversas razones para segmentar de manera efectiva los motivos de la pérdida, así:
- Activar el suiche de “Solicitar razones”.
- Dar clic en el botón “Administrar razones”.
- Crearlas razones de tu preferencia, procura que sean claras y concisas.
Puedes crear hasta 20 razones y por defecto encuentras la razón de “Otros” que le permitirá al usuario usarla cuando no le apliquen ninguna de las razones parametrizadas y deberá diligenciar información o detalles relacionados.
9. Para finalizar el proceso recuerda realizar todos los 8 pasos anteriores y dar clic en el botón “Guardar”.
Importante: Aunque crees un embudo para múltiples campañas, se visualizarán embudos independientes para cada campaña, así:
1.1. Configurar totalizadores del embudo
Al momento de crear tu embudo, también tienes la opción de configurarlo con los totalizadores por etapa y por embudo.
Este tipo de función es bastante útil en los embudos de ventas para totalizar el valor por etapa o de todo el embudo de ventas con el fin de tener una visión clara cuantificada del rendimiento del proceso y de cada etapa. Además esto te ayudará a evaluar la eficacia de los esfuerzos de tu equipo de ventas, identificar posibles cuellos de botella y priorizar acciones estratégicas para mejorar la conversión y el rendimiento general del embudo.
Para hacer uso de esta funcionalidad, debes:
- Primero garantizar que tengas un campo de contacto creado de tipo numérico. Para ello debes ingresar por el menú “Configuración”, opción “Campos dinámicos” y crear el campo así:
Nota: Recuerda verificar que el campo esté en estado activo.
- Luego debes retornar al proceso de creación de embudo y dar clic en el botón de “Totalizadores de embudo”
- Elige si en el embudo quieres visualizar el totalizador por etapas, el cual se verá así:
- O elige si en el embudo quieres visualizar el totalizador del embudo, el cual se verá así:
ten en cuenta que también puedes elegir ambos totalizadores, los cuales se verán así:
-Por último haz clic en el botón de guardar.
A considerar: Es fundamental para que se realice el proceso correcto de generar los totalizadores, que cada lead del embudo tenga diligenciado el valor del campo de contacto seleccionado para usar en los totalizadores.